読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

リテラシーラボラトリ

リテラシーを考える

タスク管理ができない!頭が破裂する前にやってほしい「9マスタスク管理」

こんにちは、はてな2年目のSwatzでございます。

2年目となると、どこの会社の人でも業務領域が広がって、いろんなやらなきゃいけないタスクが出てきますね。そんな時、僕みたいに脳のキャパが低いと、同時進行タスクが2,3走るだけで頭がパンクします。

そこで試行錯誤して、最終的に落ち着いた「9マスタスク管理」をご紹介します。タスク管理に悩んでいる人や、悩んでそうな新卒や2年目を抱えるリーダーの方は是非ご一読ください。

f:id:Swatz:20120625142026j:plain:w350


「9マス」のタスク管理とは

ハッキリ言ってものすごくシンプルなので、これまで特に管理をしていなかった人も、GTDをやろうとしたけど結局挫折した人なども導入しやすいものだと思います。


まず、ペンで紙に線を引いて9マスの紙をご用意ください(かんたん)


f:id:Swatz:20120622225805j:plain:w250


タスク管理のルールとして、重要度と緊急度の軸で考えます。


f:id:Swatz:20120622230054j:plain:w270

  • 上にいけばいくほど、大事なタスク
  • 左に行けばいくほど、急ぎなタスク

てなわけです。


次に赤で囲んだ4マスを見てください。

f:id:Swatz:20120622230230j:plain:w270

ここが「今日やるタスク」になります。

そして、重要度と緊急度で考えると、①~④は以下のように言い換えられます。

  • ①:「今日の午前中にやりたいメイン業務のタスク」
  • ②:「今日中には片付けたいメイン業務のタスク」
  • ③:「今日なるはやで片付けたい雑事」
  • ④:「今日のどこかでやれればいい雑事」

この4マスタスク管理は、ままよくあるタスク管理で、僕も当初はこれでやっていました。
ですが、タスクが増えてくると正直これだけではまかないきれません。
そこで5つ増やして、9マスにしたわけです。


f:id:Swatz:20120625144034j:plain:w250


では、何を増やしたかというと、ますオレンジ色の一番上の行
これは、自分一人ではできない「他人が関わってくるタスク」です。例えば、MTGや相談や確認を要するタスクなどといったものです。なぜ別にするかといったら、自分だけの都合では解決できない、相手の時間をもらって初めて処理ができるタスクだからです。まずスケジュールを確認しないと、絶対できないタスクです。

そして緑色の一番右の行は、「今日はやらなくていいけど、次回やりたいタスク」です。これが結構重要です。昔よくやりましたが、単純にやらなきゃいけないことを4マスにぶち込むとキャパオーバーで脳が破裂しちゃいます。しかし、そこで「絶対今日終わらせる必要あるか?」と考えます。その時「次回でもいいや」と思ったタスク、それを右の行に入れます。そうすると大分精神的にラクーになります。これ大事。


つまり⑤~⑨は以下のように言えます。

  • ⑤:「誰かに今日午前中に確認してもらう必要があるタスク」
  • ⑥:「誰かに今日中に確認してもらいたいタスク」
  • ⑦:「誰かに次回以降確認してもらいたいタスク」
  • ⑧:「次回以降にやりたいメインタスク」
  • ⑨:「次回以降どこかでやれたらいい雑事」

ハイ、これでそれぞれ9マスの意味がこれで分かったかと思います。


そしてこれをどう実際に使うか、ここからが勝負です!

「9マスタスク管理」使用法

まず朝、出勤してやること!(できれば業務がはじまる20分前にやっておきたいですね)

紙orノート(やや大きめがオススメ)、それと黒と赤のペンを用意してください。他は要りません!

1.9分割に黒ペンで線を引く

そして

2.今日のタスクを頭に浮かべて、9マスに振り分ける

マスの中にどんどんタスクを書いていきましょう。大きなタスクは分解することをオススメするよ!

Ex:
□ 提案資料作成

□ 過去の資料確認
□ 全体構成を紙に書く
□ p5.企業HPの調査

そして業務開始!
どこからやるかというと、

3.⑤⑥の確認する必要があるタスクの相手のスケジュールを見る

4.都合があえば、まず⑤から優先的に片付ける

やり終えたものは、赤ペンで□(チェックボックス)にチェックするか、あるいは横線を引きましょう。
できればこの時、サインペン(赤)でやることをオススメします。
それはなぜか。「気持ちいいから」。それ以外には特に理由はありません。騙されたと思ってやってみてください。個人的にはボールペンよりスッキリ!

さて確認タスクの相手の都合が分かったので、後は自分のタスクをやるだけです。

5.重要度の高い①をとっとと終わらせる

次はとっとと雑事をすませて、頭をすっきりさせる!

6.緊急度の高い③をやる


⑤①②を終わらせると、大分気持ちスッキリします!

(あ、ちなみに作業やりながら、「これもやらなきゃ、だった!」というものはどんどん9マスにいれていきましょう。)

そうなると後は上から片付けていくだけですよ。

7.⑥⇒②⇒④をダダっと片付ける

「よっしゃあ、完璧!今日の仕事、終わり!部長、お先に帰ります!」と言う前に、もう少し時間ある人は

8.時間が余れば⑦⇒⑧⇒⑨もやっちゃう

まあ、、これができれば最高であり最強なんですが、世の中そんな上手くもいかず
「⑥②④、ほとんど出来へんかった……orz」という人も多いことでしょう。


でも、イイんです!(ジョン・カビラ風に)

そういう時は次回に回せばいいんです。

9.できなかったタスクを明日の9マスに入れる


次の日の朝

「2.今日のタスクを頭に浮かべて、9マスに振り分ける」

をやる時に、昨日のタスクでやれなかったものをそのまま移すだけ!
ただしその際は、一個ズレることに注意!

つまり

f:id:Swatz:20120625095422j:plain:w500

とすればスッキリ!

そして最後に

f:id:Swatz:20120625151727p:plain:w250

10.一日の終わりに紙に赤ペンで思いっきり×(バツ)をつける!

で終了!

「あー、気持ちいいー。よし帰ろ」

まとめ

  • 1.9分割に黒ペンで線を引く
  • 2.今日のタスクを頭に浮かべて、9マスに振り分ける
  • 3.「A」「D」の確認する必要があるタスクの相手のスケジュールを見る
  • 4.都合があえば、まず「A」から優先的に片付ける
    • (⇒終わり次第赤ペンでチェックする。以下同じ)
  • 5.重要度の高い「B」をとっとと終わらせる
  • 6.緊急度の高い「C」をやる
  • 7.「D」⇒「E」⇒「F」をダダっと片付ける
  • 8.時間が余れば「G」⇒「H」⇒「I」もやっちゃう
  • 9.できなかったタスクを明日のタスクに回す
  • 10.一日の終わりに紙に赤ペンで思いっきり×(バツ)をつける!


f:id:Swatz:20120625130341j:plain:w300

以上の「9マスタスク管理」をやるとタスク漏れはなくなり、ミスは皆無になります!
キャパオーバーで頭破裂してた人も、大分頭スッキリさせて仕事ができます!

さいごに

タスク管理ができず、作業の漏れや遅れがあると、いつまでたっても「仕事ができないヤツ」のレッテルが貼られたままです。その弊害はとても大きいものです…。

そこでぜひ、今回紹介した「9マスタスク管理」を試していただければと思っています。紙とペンさえあれば手軽にできるものなので、本当におすすめ。タスクがこなせている人には不要だと思いますが、タスク管理が分からないと悩む他人には考え方の基礎を学ぶのにいいと個人的に思っています。


一応ルールは設けていますが、一人一人仕事内容も違えば、性格や好みも人それぞれですので、正直自由にカスタマイズしてやってもらえればと思います。自分にしっくりくるものでやってみていただければ幸いです。「9マスタスク管理」を試しに使われた方は、ぜひ教えてください。

それでは早速、明日の朝から9マス書いて、充実した仕事にしましょう!

Copyright (C) 2012- copyrights.Swatz All Rights Reserved.

このブログはSwatz個人の見解であり、所属する団体の見解とは異なるものです。